A odisséia de mudar o endereço de uma empresa

Mudar uma família de endereço já é complicado, mas mudar o de uma empresa tem sido uma odisséia! :^)

Segue um resumo dos passos que seguimos até agora neste processo de mudança:

  1. Antes de mais nada, encontrar um imóvel adequado para os próximos meses de operação da empresa. Foram vários dias comparando diversos imóveis e conversando com muitos proprietários e imobiliárias;
  2. Fazer a consulta prévia do novo endereço, para ver se a Adminitração Regional irá liberar a atividade pretendida para o local. Solicitação via internet, pronta após dois dias;
  3. Negociação e assinatura do contrato de aluguel. São 2 vias x 5 páginas com reconhecimento de firmas do locador, locatário e dois fiadores;
  4. Alteração do contrato social da empresa. A nossa totalizou 5 páginas, já incluindo uma consolidação contratual. Um detalhe é que fomos informados que a Junta Comercial nem lê contratos impressos em frente-e-verso, o que poderia ter economizado 2 folhas em cada impressão;
  5. Comunicação da mudança à SEFAZ/DF (Secretaria de Fazenda Estadual). 1 página em 2 vias. Se o administrador comparecer pessoalmente, não precisa reconhecer firma. Neste momento, assume-se um compromisso de entregar o processo completo em, no máximo, 30 dias;
  6. Recepção das chaves do novo endereço com assinatura do termo de vistoria. (2 páginas em 2 vias, firmas do locador e locatário reconhecidas)
  7. Mudança do estoque e móveis para novo endereço. Pagamento da empresa de mudança. (Nota Fiscal de Serviços);
  8. Limpeza, pintura e pequenos serviços no imóvel antigo. O objetivo é deixá-lo conforme o laudo de vistoria inicial. (Nota Fiscal de Serviços);
  9. Desligamento da energia elétrica e água no imóvel anterior e religamento no novo, com leitura dos relógios e acerto de pendências. (4 páginas);
  10. Devolução do imóvel anterior. Termo de devolução de chaves e recebimento do imóvel. (1 página em 2 vias);
  11. Composição do DBE - Documento Básico de Entrada do CNPJ - que já tem convênio com a Junta Comercial e, dessa forma, os dois órgãos são atualizados simultaneamente. 4 páginas entregues eletronicamente no site da Receita Federal;
  12. Entrada na Junta Comercial de toda a documentação:
    1. consulta prévia;
    2. cópia autenticada do contrato de locação (5 páginas);
    3. uma via de diversos documentos como requisição de alvará de funcionamento, documentos assumindo reponsabilidade de não invasão de área pública, conhecimento de normas contra incêndio, declaração da locadora com metragem ocupada, etc) total de 5 páginas todas com firma reconhecida dos declarantes;
    4. 4 vias do contrato social (20 páginas no total); e
    5. 1ª página da DBE, também com firma reconhecida.
  13. No 3º dia útil após a entrega soubemos que a Junta Comercial recusou nossa alteração contratual alegando a falta de uma cláusula. Não concordamos, mas para agilizar, é melhor cumprir: nova alteração do contrato e mais 4 vias entregues com as firmas dos sócios reconhecida. Foram mais 20 páginas;
  14. Receber a alteração contratual homologada na junta comercial e Receita Federal. Os dados do CNPJ já saem corretos no site da Receita Federal. Nesse ponto, podemos começar a alterar o cadastro em alguns fornecedores. No entanto vários exigem a alteração completa também na SEFAZ/SINTEGRA;
  15. Preenchimento da FAC - Ficha Cadastral no site da SEFAZ/DF com o uso do e-CNPJ. Alteração de muitas informações, em processo semelhante ao da DBE, praticamente repetindo tudo. Como mudamos de escritório de contabilidade também, para este documento será necessário aval inclusive do CRC - Conselho Regional de Contabilidade. Mais 5 páginas;
  16. Entrega da documentação na SEFAZ/DF. Foram 29 dias do passo 5, assim não foi necessário pedir prorrogação do prazo de 30 dias. Total de 10 páginas de documentação e cópias. Embora eles peçam um prazo de 8 dias úteis para analisar, surpresa: o cadastro foi liberado no mesmo dia.

Embora já tenhamos impresso 100 páginas, reconhecido X firmas, autenticado Y cópias, o processo ainda segue: temos que obter o Alvará de Funcionamento, temos que atualizar o cadastro no INSS e Caixa Econômica Federal (por causa do FGTS). Isso tudo além do restante dos "interessados" como bancos, cartões de crédito, fornecedores, Correios, DETRAN entre muitos outros. Na verdade temos uma planilha com mais de 200 pessoas jurídicas ou órgãos à comunicar a mudança. Muitos não serão informados agora, como empresas onde não costumamos comprar com regularidade.

De fato, neste ponto já estamos conseguindo atualizar cadastro em praticamente todos os fornecedores enviando cópias pela Internet do que já temos pronto: CNPJ, Inscrição Estadual e Contrato Social consolidado. As alterações normalmente são feitas no mesmo dia, mas alguns exigem inclusive o envio de documentação pelos Correios, ou seja, mais reconhecimentos de firma, mais autenticações.

Vamos atualizando o "script" acima a medida que mais etapas forem cumpridas.

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