Lançamentos Contábeis: folha de pagamento

Nossa empresa é uma distribuidora de produtos de informática contribuinte do ICMS (estadual) e do IRPJ no modelo Lucro Real. Seguindo com os lançamentos contábeis pertinentes a nossa atividade, vamos analisar os lançamentos que realizamos ao processar mensalmente nossa folha de pagamento. Na verdade, um bom sistema de folha de pagamento faz a maior parte do trabalho duro de cálculo, entregando os valores já tratados para serem contabilizados.

Vamos direto a um exemplo prático: total bruto no mês MM/AAAA de R$ 2.025,00 em salários e de R$ 1.300,00 em pró-labore.

O primeiro lançamento é relativo aos salários brutos :

Lançamento nº 000.001 - 31/MM/AAAA - R$ 3.375,00
D/C Valor Conta Analítica Histórico Documento / Complemento do Histórico
C
3.375,00 Salários a Pagar (PASSIVO) Total salários conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA
D
3.375,00 Despesas com Pessoal - Salários e Ordenados (RESULTADO) Total salários conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA

O segundo, análogo ao primeiro, é relativo ao pró-labore pago aos sócios:

Lançamento nº 000.002 - 31/MM/AAAA - R$ 1.300,00
D/C Valor Conta Analítica Histórico Documento / Complemento do Histórico
C
1.300,00
Pró-Labore a Pagar (PASSIVO) Total pró-labore conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA
D 1.300,00 Despesas com Pessoal - Pró-Labore (RESULTADO) Total pró-labore conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA
O terceiro lançamento é relativo aos valores devidos à Previdência Social. Temos uma parte da contribuição que é paga pela empresa, a patronal, e outra pelos próprios beneficiários. Na definição dos valores do INSS diversas variáveis são levadas em consideração, como o valor salário, salário-família, entre outros. Aqui, estamos fazendo o lançamento contábil dos valores calculados pelo sistema de Folha de Pagamento, então não discutiremos estes cálculos, pois tratam-se de meros exemplos. Uma peculiaridade é o salário-família, pago pelo INSS aos segurados com filhos menores de 14 anos. Esse dinheiro sai do INSS a recolher e vai para o pagamento do trabalhador. Como já havíamos creditado o bruto no Salários a Pagar, o que inclui o valor do salário família, agora temos que reduzir a Despesa com Salários:
Lançamento nº 000.003 - 31/MM/AAAA - R$ 1.651,98
D/C Valor Conta Analítica Histórico Documento / Complemento do Histórico
C
1.611,98 INSS a Recolher (PASSIVO)
Valor total do INSS a recolher conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA
C 40,00 Despesas com Pessoal - Salários e Ordenados (RESULTADO) Salário-família conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA
D
266,80
Salários a Pagar (PASSIVO)
Desconto de INSS sobre salários conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA
D 143,00 Pró-Labore a Pagar (PASSIVO) Desconto de INSS sobre pró-labore conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA
D 1.242,18 Depesas com Pessoal - Previdência Social (RESULTADO) INSS, RAT e outras entidades conforme
GPS ref. MM/AAAA
Note que neste exemplo todos os salários e pró-labore envolvidos estão dentro da faixa de isenção do Imposto de Renda. Caso contrário, teríamos mais um lançamento com o IRRF retido nos salários e a recolher.
No lançamento 000.004 faremos o reembolso do vale-transporte que nossos funcionários optam por receber ou não. A empresa compra e repassa os vales no final do mês anterior ao efetivo uso. No mês seguinte, os funcionários que optaram por receber a ajuda de custo reembolsam as despesas com um limite de 6% de seus salários. Já vimos duas maneiras de contabilizar o reembolso no resultado: direto na conta de despesa com vale-transporte (Transporte de Funcionários) ou numa conta redutora de recuperação de despesa operacionais. Optamos por contabilizar direto na conta Transporte de Funcionários, de forma que o saldo desta conta refletirá a despesa efetiva:
Lançamento nº 000.004 - 31/MM/AAAA - R$ 202,50 
D/C Valor Conta Analítica Histórico Documento / Complemento do Histórico
C
202,50 Transporte de Funcionários (RESULTADO)
Reembolso do vale-transporte conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA
D
 202,50 Salários a Pagar (PASSIVO) Reembolso do vale-transporte conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA
No reembolso dos custos de alimentação do trabalhador, há uma pequena variação em relação ao vale-transporte: contabilizamos separadamente o que é custo dos serviços prestados (ou fabricação das mercadorias vendidas) do que é despesa operacional. De maneira análoga ao vale-transporte, reduzimos os custos ou despesas de acordo com o perfil do cargo ocupado pelo funcionários. Se for administrativo, são despesas, os demais são custos. De acordo com o PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador), o trabalhador participar com até 20% dos custos do programa. No nosso caso, o acordo coletivo entre sindicato patronal e laboral estabeleu a participação dos trabalhadoes em 10%.
Lançamento nº 000.005 - 31/MM/AAAA - R$ 158,40 
D/C Valor Conta Analítica Histórico Documento / Complemento do Histórico
C
79,20 Custo dos Serviços Prestados - Alimentação do Trabalhador (RESULTADO)
Participação do beneficiado nos custos do PAT conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA
C
 79,20 Despesa Operacional - Alimentação do Trabalhador (RESULTADO)
Participação do beneficiado nos custos do PAT conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA
D 105,60 Salários a Pagar (PASSIVO) Participação do beneficiado nos custos do PAT conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA
D 52,80 Pró-labore a Pagar (PASSIVO) Participação do beneficiado nos custos do PAT conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA
O último lançamento da folha em si é do FGTS. O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço é uma poupança mensal que a empresa é obrigada a fazer para os funcionários (sócios não). É bem simples pois o custo é totalmente arcado pela empresa. O valor é normalmente 8% do salário dos funcionários. Basta pegar o resultado do cálculo da folha de pagamento e lançar:
Lançamento nº 000.006 - 31/MM/AAAA - R$ 286,90 
D/C Valor Conta Analítica Histórico Documento / Complemento do Histórico
C
286,90 FGTS a Recolher (PASSIVO)
Valor devido ao FGTS conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA
D
 286,90 Depesas com Pessoal - FGTS (RESULTADO) Contribuição ao FGTS conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA
Os próximos lançamentos liquidam os passivos, ao serem pagos em suas respectivas datas de vencimento: salários no dia 5 ou próximo dia útil (nossa opção, pois pela lei é até quinto dia útil), FGTS no dia 7, INSS dia 20. Utitlizamos o sistema do banco para lançar os valores líquidos da folha de pagamento que são creditados na conta salário dos funcionários.
Lançamento nº 000.007 - 5/MM+1/AAAA - R$ 3.912,90
D/C Valor Conta Analítica Histórico Documento / Complemento do Histórico
C
3.912,90 BRB (070) Agência XXX Conta YYY (ATIVO)
Pagamento dos salários/pró-labore líquidos conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA
D
2.808.70
Salários a Pagar (PASSIVO) Pagamento dos salários líquidos conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA
D  1.104,20 Pró-Labore a Pagar (PASSIVO) Pagamento do pró-labore líquido conforme folha de pagamento ref. MM/AAAA

Lançamento nº 000.008 - 7/MM+1/AAAA - R$ 286,90

D/C Valor Conta Analítica Histórico Documento / Complemento do Histórico
C
286,90 Banco do Brasil (001) Agência ZZZ Conta 123 (ATIVO)
Pagamento FGTS
Guia de recolhimento do FGTS ref. MM/AAAA
D
286,90
FGTS a Recolher (PASSIVO)
Pagamento FGTS Guia de recolhimento do FGTS ref. MM/AAAA

Lançamento nº 000.009 - 20/MM+1/AAAA - R$ 1.336,20

D/C Valor Conta Analítica Histórico Documento / Complemento do Histórico
C
1.336,20 Banco do Brasil (001) Agência ZZZ Conta 123 (ATIVO)
Pagamento INSS
GPS ref. MM/AAAA
D
1.336,20
INSS a Recolher (PASSIVO)
Pagamento INSS GPS ref. MM/AAAA
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